Sekretärin Geschäftsleitung (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

• Telefongespräche entgegennehmen und weiterleiten sowie Telefonate selbstständig führen
• Terminkalender für die Geschäftsleitung führen
• Postbearbeitung (Eingangs- und Ausgangspost)
• Bewirtung und Betreuung von Gästen und der Geschäftsleitung organisieren und sicherstellen
• Selbständige Erledigung aller Schreib – und Büroaufgaben
• Führen und Verwalten von Wiedervorlagen
• Terminverfolgung von Vorgängen, welche nicht im Sekretariat bearbeitet werden
• Prüfen der zur Unterschrift vorgelegten Schriftstücke auf formale Richtigkeit
• Beurteilung der Bedeutung (Dringlichkeit und Wichtigkeit) der eingehenden Post und Telefonate
• Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufes
• Vorbereitung von Besprechungen sowie die Organisation von Terminen inkl. Protokollführung
• Sitzungen und Termine vorbereiten, organisieren, teilweise betreuen und nacharbeiten
• Reisen organisieren sowie Reisekostenabrechnungen erstellen
• Sekretariatsablage selbstständig führen
• Vertrauliche Akten verwalten
• Beschaffung von Informationen & Recherchen vornehmen
• Kommunikation mit Geschäftspartnern
• Revision bestimmter Vorgänge

Das bieten Sie:

• Langjährige Erfahrung im Aufgabengebiet
• Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie Organisationstalent
• Absolute Vertraulichkeit & Loyalität
• Ausgeprägte persönliche Souveränität, Integrität und Glaubwürdigkeit
• Beherrschen der gängigen Office – Anwendungen inkl. versierter Umgang mit moderner Bürotechnik
• Hohe Belastbarkeit, stresserprobt
• Hohe Einsatzbereitschaft und Identifikation mit der Geschäftsleitung
• ein gepflegtes und angenehmes Äußeres
• Sicheres, angenehmes, sympathisches und überzeugendes Auftreten
• Aufgeschlossen, verschwiegen und taktvoll
• Flexibel und Kreativ
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Absolute stilistische sowie grammatikalisch einwandfreie Kenntnisse der deutschen Sprache
• ausgeprägtes Zahlenverständnis und Analysefähigkeiten
• zweite Fremdsprache wünschenswert
• Erfahrung in der gehobenen Gastronomie/ Hotellerie von Vorteil