Sekretärin Geschäftsleitung (m/w/d)
Arbeitsort:
Bautzener Straße 74,
02681 Schirgiswalde- Kirschau
Beschäftigungsverhältnis:
Vollzeit, Teilzeit
Einstellungstermin:
01.06.2024
Ihre Aufgaben:
- Telefongespräche entgegennehmen und weiterleiten sowie Telefonate selbstständig führen
- Terminkalender für die Geschäftsleitung führen
- Postbearbeitung (Eingangs- und Ausgangspost)
- Bewirtung und Betreuung von Gästen und der Geschäftsleitung organisieren und sicherstellen
- Selbständige Erledigung aller Schreib – und Büroaufgaben
- Führen und Verwalten von Wiedervorlagen
- Terminverfolgung von Vorgängen, welche nicht im Sekretariat bearbeitet werden
- Prüfen der zur Unterschrift vorgelegten Schriftstücke auf formale Richtigkeit
- Beurteilung der Bedeutung (Dringlichkeit und Wichtigkeit) der eingehenden Post und Telefonate
- Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufes
- Vorbereitung von Besprechungen sowie die Organisation von Terminen inkl. Protokollführung
- Sitzungen und Termine vorbereiten, organisieren, teilweise betreuen und nacharbeiten
- Reisen organisieren sowie Reisekostenabrechnungen erstellen
- Sekretariatsablage selbstständig führen
- Vertrauliche Akten verwalten
- Beschaffung von Informationen & Recherchen vornehmen
- Kommunikation mit Geschäftspartnern
- Revision bestimmter Vorgänge
Das bieten Sie:
- Langjährige Erfahrung im Aufgabengebiet
- Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie Organisationstalent
- Absolute Vertraulichkeit & Loyalität
- Ausgeprägte persönliche Souveränität, Integrität und Glaubwürdigkeit
- Beherrschen der gängigen Office – Anwendungen inkl. versierter Umgang mit moderner Bürotechnik
- Hohe Belastbarkeit, stresserprobt
- Hohe Einsatzbereitschaft und Identifikation mit der Geschäftsleitung
- ein gepflegtes und angenehmes Äußeres
- Sicheres, angenehmes, sympathisches und überzeugendes Auftreten
- Aufgeschlossen, verschwiegen und taktvoll
- Flexibel und Kreativ
- ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
- Absolute stilistische sowie grammatikalisch einwandfreie Kenntnisse der deutschen Sprache
- ausgeprägtes Zahlenverständnis und Analysefähigkeiten
- zweite Fremdsprache wünschenswert
- Erfahrung in der gehobenen Gastronomie/ Hotellerie von Vorteil